Posodobite svoje podjetje z moderno tehnologijo

Kot izkušeni podjetnik se verjetno sprašujete, kako poenostaviti delovni proces v podjetju. Eden od pomembnejših korakov je zagotovo na področju administracije, kjer bi moral biti cilj zmanjšanje papirologije. Vse več sodobnih podjetjih se tako odloča za brezpapirno poslovanje (https://www.anderwald.si/brezpapirno-poslovanje/), ki postaja že skoraj nujno. Vendar je potrebno takšne spremembe uvajati postopno.

Namesto cele gore papirjev je potrebno uvesti učinkovit in funkcionalen dokumentni sistem, ki vam bo omogočal obdelavo postopkov in informacij v elektronski obliki, o čemer si več lahko preberete na spletni strani podjetja Anderwald: https://www.anderwald.si/dokumentni-sistem/, kjer boste našli še več koristnih informacij. Seveda je pri tem pomembno poudariti, da je praktično nemogoče povsem odpraviti produkcijo navadnih dokumentov, vendar je potrebno razmišljati v smeri zmanjševanja takšnega načina poslovanja že zaradi ekološkega vidika.

Kako narediti prvi korak?

Predvsem mora biti vodstvo podjetja tisto, ki prepozna vse koristi, ki jih ponuja brezpapirno poslovanje. Šele nato je potrebno sprejeti metode in načine, kako izdelati ustrezno delujoč dokumentni sistem. Pri tem pa je ključnega pomena tudi podpora vsem zaposlenim, ki se lotevajo uvedbe novega načina, kar še posebej velja za začetne priprave in vsakodnevno izvajanje s tem povezanih delovnih nalog.

Za vsako spremembo je seveda najprej potrebna sprememba miselnosti vodilnih. Ti so nato odgovorni tudi za načrtovanje potrebnih naložb v opremo in uvajanje sprememb, ki jih zahteva brezpapirno poslovanje tudi pri sami organiziranosti zaposlenih. Pri tem je potrebno ohraniti predvsem neko skupno vizijo, h kateri bodo stremeli vsi deležniki, ki sodelujejo pri delovnem procesu. S tem pa se tudi krepi pripadnost podjetju in skupni viziji vseh sodelujočih.

Dokumentni sistem omogoča hitro uskladitev procesov

S pomočjo sodobne informacijske tehnologije so vam na voljo različni načini, s katerimi si lahko bistveno olajšate brezpapirno poslovanje. Eden od ključnih členov pri tem je zagotovo visoko funkcionalen dokumentni sistem, ki poleg ostalih enako pomembnih postopkov, kot sta zajemanje in arhiviranje, predstavlja glavno metodo za uvedbo novih procesov.

Za takšne sisteme pa je izredno pomembno, da omogočajo hitro prilagoditev vseh novih metod, kot je obravnava nastale dokumentacije, s tem pa tudi bistveno olajšajo tudi samo prilagajanje ter usklajevanje vseh procesov. Ko govorimo o uvajanju sprememb, kot je brezpapirno poslovanje, gre v bistvu za avtomatsko digitalizacijo realnih fizičnih dokumentov, posledično pa tudi za svojevrstno digitalizacijo samih notranjih aktivnosti podjetja. Posredno vam bo dokumentni sistem zagotovil boljšo učinkovitost, saj procesi postanejo zanesljivejši, kar s sabo prinese tudi boljše delovne rezultate.

Prehod v brezpapirno poslovanje ima številne prednosti

Predvsem velja poudariti, da odločitev za tak korak zahteva premišljenost. Navsezadnje vsaka tovrstna sprememba zahteva povišanje stroškov oziroma naložb v dolgoročnem smislu. Vendar se mora vsak vodja podjetja tudi zavedati vseh trenutnih stroškov, pa tudi vsega stresa in morebitnih izgub, ki so jih morda imeli z dozdajšnjim načinom delovanja, medtem ko te brezpapirno poslovanje popolnoma odpravi. To pa zagotavlja podjetju popolnoma prilagojen in učinkovit dokumentni sistem, ki ga lahko zgradite z ustrezno in kakovostno opremo, dostopno v spletni trgovini podjetja Anderwald.

Zato je pomembno vedeti, da gre za postopno naložbo, ki prinaša tudi nekatere koristi, med katerimi nedvomno prednjači prav zmanjšanje administracije. Poleg tega je bistveno manj napak pri vpisovanju oziroma prepisovanju, manjši pa so tudi stroški hrambe. Predvsem je največja prednost pri tem ta, da vam ustrezno zgrajen dokumentni sistem ponuja takojšen dostop do vseh potrebnih podatkov, s tem pa tudi lažje dostopate do iskanih vsebin.